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Checklisten für Event-Paten

Die Event-Paten / Event-Patinnen (engl. “event godfather” / “event godmother”) soll der alleinige Ansprechpartner für einen Veranstalter eines Events auf der c-base sein.

Dadurch muss der Veranstalter beziehungsweise die crew nicht erst herausfinden wer verlässlich ansprechbar ist.

Die meisten Punkte sind für viele Events nicht relevant. Also bitte einfach diese Punkte dann ignorieren.

vor dem circle / auf dem circle / direkt nach dem circle

Antragsteller über die Räume informiert, ggf. Ortstermin
Veranstalteter über c-base-Kompatibilität (18+, keine Partei-Events, Memberbereiche etc.) informiert
Einladung für Antragssteller mit circle-jitsi-Link geschickt
mind. 24h vorher email an circle@… geschickt
Kalender auf Terminkonflikte geprüft
Kontaktdaten ausgetauscht
Kalendereintrag: Datum, Start- und Endzeit, Beschreibungstext an uk oder cketti
Auf Kompatibilität für Ankündigungstext hinweisen (c-base keine Tanzlustbarkeit)

ca. 1 Monat vor der Veranstaltung

Projektor für Präsentationen benötigt? J/N
Videoaufzeichnung benötigt? J/N
Videolivestream gewünscht? J/N
Audio-Setup grundsätzlich geklärt
Cocktails oder Shots an der Bar gewünscht?
Catering organisiert / abgesprochen wenn nötig
Bar-Crew über Bedarf informiert? J/N
Bedarf an Security / Einlass?

mind. 1 Woche vor der Veranstaltung

bar-bots organisiert, bar-crew informiert
cult-tech personal organisiert
GEMA-Anmeldung (beim Vorstand), wenn nötig* informiert
Social-Media-Einträge, Ankündigungen, Sharepics und Texte an social@c-base.org
» Blog von Veranstalter
» logbuch.c-base.org
» Twitter
» Facebook
» Mastodon
» weitere Kanäle?
Temp-cey für Schleuse benötigt? ceymaster kontaktieren
Temp-cey für Bar benötigt? smile kontaktieren
Bar-Einführung nötig? Vorstandsmitgl. ansprechen

* GEMA ist nicht nötig bei: Vorträge, reine Leerveranstaltung (nur Sprache, keine Musik), GEMA nötig bei Auftritt, DJ o.ä, GEMA muss(!!!) unbedingt vor Event angemeldet sein - sonst Strafzahlung,

24h vor der Veranstaltung

Bar-Kühlschränke aufgefüllt
Vollständige Rechnungsanschrift und e-Mail-Adresse, wenn nötig aufgeschrieben
Genügend Wechselgeld in der Kasse kontrolliert
Wenn mehrere events gleichzeitig mit anderen events koordiniert

Kurz vor dem Event und während des Events

Eventpate auf Station (ca. 1h vorher) anwesend
Security und Einlasspersonal über c-base-Regeln informiert
Vortragssetup, Laptop an Projektor etc. getestet
Soundcheck, Speaker ist mit Mikrofon vertraut (Mute-Button, richtige Mikrofon-Benutzung)
Licht auf das Event angepasst
ToilettenPapier aufgefüllt

Nach dem Event

Vorstand: Rechnung schreiben / verschicken
Cashmaster: Zahlungseingang kontrollieren
Pate: Zustand der c-base prüfen und ggf. aufräumen
checkliste-event-pate.txt · Last modified: 2023/05/16 21:42 by ligi