Checklisten für Event-Paten
Die Event-Paten / Event-Patinnen (engl. “event godfather” / “event godmother”) soll der alleinige Ansprechpartner
für einen Veranstalter eines Events auf der c-base sein.
Dadurch muss der Veranstalter beziehungsweise die crew nicht erst herausfinden wer verlässlich ansprechbar ist.
Die meisten Punkte sind für viele Events nicht relevant. Also bitte einfach diese Punkte dann ignorieren.
vor dem circle / auf dem circle / direkt nach dem circle
| Antragsteller über die Räume informiert, ggf. Ortstermin | ✔ |
| Veranstalteter über c-base-Kompatibilität (18+, keine Partei-Events, Memberbereiche etc.) informiert | ✔ |
| Circle-Einladung für Antragssteller (mit circle-jitsi-Link) | geschickt |
| mind. 24h vorher email an circle@… | geschickt |
| Kalender auf Terminkonflikte | geprüft |
| Kontaktdaten* | ausgetauscht |
| Kalendereintrag: Datum, Start- und Endzeit, Beschreibungstext | an cultorga oder odras |
| Auf Kompatibilität für Ankündigungstext hinweisen (c-base keine Tanzlustbarkeit) | ✔ |
* Kontaktdaten: e-Mail und Telefon, Erreichbarkeit sollte sichergestellt und Kommunikationsmodus abgeklärt sein.
ca. 1 Monat vor der Veranstaltung
| Projektor für Präsentationen benötigt? | J/N |
| Videoaufzeichnung benötigt? | J/N |
| Videolivestream gewünscht? | J/N |
| Audio-Setup grundsätzlich geklärt | ✔ |
| Cocktails oder Shots an der Bar gewünscht? | ✔ |
| Catering organisiert / abgesprochen | wenn nötig |
| Bar-Crew über Bedarf informiert? | J/N |
| Bedarf an Security / Einlass? | ✔ |
mind. 1 Woche vor der Veranstaltung
| bar-bots organisiert, bar-crew | informiert |
| cult-tech personal | organisiert |
| GEMA-Anmeldung (beim Vorstand), wenn nötig* | informiert |
| Social-Media-Einträge, Ankündigungen, Sharepics und Texte an social@c-base.org |
| » | Blog von Veranstalter |
| » | logbuch.c-base.org |
| » | Twitter |
| » | Facebook |
| » | Mastodon |
| » | weitere Kanäle? |
| Temp-cey für Schleuse benötigt? | ceymaster kontaktieren |
| Temp-cey für Bar benötigt? | smile kontaktieren |
| Bar-Einführung nötig? | Vorstandsmitgl. ansprechen |
* GEMA ist nicht nötig bei: Vorträge, reine Leerveranstaltung (nur Sprache, keine Musik), GEMA nötig bei Auftritt, DJ o.ä, GEMA muss(!!!) unbedingt vor Event angemeldet sein - sonst Strafzahlung,
24h vor der Veranstaltung
| Bar-Kühlschränke | aufgefüllt |
| Vollständige Rechnungsanschrift und e-Mail-Adresse, wenn nötig | aufgeschrieben |
| Genügend Wechselgeld in der Kasse | kontrolliert |
| Wenn mehrere events gleichzeitig | mit anderen events koordiniert |
Kurz vor dem Event und während des Events
| Eventpate auf Station (ca. 1h vorher) | anwesend |
| Security und Einlasspersonal über c-base-Regeln informiert | ✔ |
| Vortragssetup, Laptop an Projektor etc. getestet | ✔ |
| Soundcheck, Speaker ist mit Mikrofon vertraut (Mute-Button, richtige Mikrofon-Benutzung) | ✔ |
| Licht auf das Event angepasst | ✔ |
| Toiletten-Papier aufgefüllt | ✔ |
| Wenn recording/streaming → Schilder aufhängen | ✔ |
| Aliens auf PhotoPolicy hinweisen | ✔ |
Direkt nach dem Event
| Pate: Zustand der c-base prüfen und ggf. aufräumen | ✔ |
| Pate: Den cashmaster per e-Mail an cash@ informieren, wenn irgendwelche Rechnungen erstellt werden müssen. | ✔ |
Einige Tage nach dem Event
| Vorstand: Rechnung schreiben / verschicken | ✔ |
| Cashmaster: Zahlungseingang kontrollieren | ✔ |